Toda empresa dispone de mucha documentación con datos personales: fichas de clientes, datos de clientes o potenciales clientes, correos electrónicos, datos e información contable, tarifas de precios, facturas b… y su incorrecta destrucción puede traernos graves sanciones económicas, pérdida de imagen, riesgos de la competencia.
Centrandonos en los datos de los clientes. Cuando la empresa recaba los datos, sea cuál sea el medio en el que lo haga, es obligatorio que se facilite información al titular de esos datos y éste preste su consentimiento para que la compañía pueda tratar sus datos personales.
Si alguien accede a datos personales de los que somos responsables, se considerará acceso no autorizado y no consentido por el titular de los datos lo que puede llevar parejo fuertes sanciones económicas. Por ejemplo: si alguien coge una factura que no es suya y que ha encontrado en una mesa, en su correo o en la papelera, podría ir a la Agencia Española de Protección de Datos y denunciar a la compañía alegando que los documentos se encontraban sin las adecuadas medidas de seguridad. Esto podría llevar asociado una sanción que podría llegar incluso a los 600.000 euros.
Con el fin de evitar esto
1- Se “deberán” guardar los datos, en lugares controlados y a ser posible, bajo llave.
2- Felicitar las fiestas, el cumpleaños, etc de los clientes, sin que este haya dado su expresa confirmación, puede acarrear una elevada sanción.
3- El traspaso de información a otras empresas del grupo esta permitido, siempe y cuando se tenga el consentimiento del titular de los datos para hacerlo.
4- La destrucción de los documentos con datos personales puede efectuarse en la propia oficina mediante destructoras de papel.
En Librería San Antonio te presentamos la gama de destructoras de papel de las más prestigiosas empresas: Rexel, Fellowes, Skrebba… Estos son algunos de los modelos para más información y modelos contacta con nosotros.
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